FUNGSI JAWATANKUASA PERTUBUHAN PERTUBUHAN KEBAJIKAN EHSAN ASH-SHAKUR (PEKEAS)

FUNGSI JAWATANKUASA PERTUBUHAN:

Tugas-tugas YDP.
Tugas-tugas Penolong YDP.
Tugas-tugas Setiausaha dan Penolong Setiausaha
Tugas-tugas Bendahari dan Penolong Bendahari
Tugas-tugas Biro dan Ahli Jawatan Kuasa Tadbir
Tugas-tugas Pemeriksa Kira-Kira.
Tugas-tugas Penyelia Asrama
Tugas-tugas Pengasuh Asrama
Tugas-tugas Penyediaan Makanan dan Pembersihan
Tugas Despatch Cum Pemandu
Tugas Sukarela dan Sukarelawan

Tugas-tugas YDP:
1. memastikan seluruh aktiviti dan program kanak-kanak PEKEAS harian, mingguan, bulanan dan tahunan berjalan dengan baik, teratur dan lancar.
2. mempengerusikan tiap-tiap mesyuarat dan mesyuarat khas Jawatankuasa Pertubuhan dan tiap-tiap mesyuarat agung tahunan dan mesyuarat agung khas Pertubuhan.
3. hadir mempengerusikan mesyuarat serta memastikan bahawa mesyuarat itu berjalan dengan sempurna dan tenteram;
4. mempunyai undi pemutus jika bilangan undi sama banyak; dan
5. menandatangani minit atau catatan mesyuarat bersama Setiausaha atau Penolong Setiausaha
6. bersama dengan Bendahari, menandatangani semua cek yang dikeluarkan bagi pihak Pertubuhan
7. menandatangani segala surat dan dokumen rasmi Pertubuhan
8. mewakili Jawatankuasa Pertubuhan dalam mana-mana mesyuarat yang diadakan oleh mana-mana pihak lain; dan
9. menerima dan mematuhi apa-apa arahan yang diberikan oleh Pendaftaran Pertubuhan atau Jabatan Kebajikan Masyarakat atau badan-badan penguatkuasa undang-undang yang sedia ada mengikut undang-undang yang termaktub dalam perlembagaan Pertubuhan.

Tugas-tugas NAIB YDP:
1. menjalankan tugas-tugas YDP semasa ketiadaan YDP.
2. membantu YDP agar seluruh aktiviti dan program kanak-kanak PEKEAS harian, mingguan, bulanan dan tahunan berjalan dengan baik dan lancar.
3. hadir disetiap mesyuarat dan mesyuarat khas Jawatankuasa pertubuhan dan tiap-tiap mesyuarat agung tahunan dan mesyuarat agung khas Pertubuhan
4. hadir mesyuarat serta memastikan bahawa mesyuarat itu berjalan dengan sempurna dan tenteram;
5. menandatangani segala surat dan dokumen resmi Pertubuhan jika ketiadaan YDP.
6. mewakili Jawatankuasa Pertubuhan dalam mana-mana mesyuarat yang diadakan oleh mana-mana pihak lain; dan
7. menerima dan mematuhi apa-apa arahan yang diberikan oleh Jabatan Kebajikan Masyarakat atau badan-badan penguatkuasa yang sedia ada mengikut undang-undang yang termaktub dalam perlembagaan Pertubuhan

Tugas-tugas Setiausaha dan Penolong Setiausaha:
1. membantu Jawatankuasa Pertubuhan itu melaksanakan tugas-tugas mereka mengikut peraturan yang ditetapkan oleh Kaedah-Kaedah Peraturan Pendaftaran Pertubuhan mengikut Seksyen 11, Akta Pertubuhan 1966 dan akta Jabatan Kebajikan Masyarakat Penjagaan Kanak-kanak asuhan 1993;
2. memanggil mesyuarat dan mesyuarat khas Jawatankuasa Pertubuhan itu, atau mesyuarat agung tahunan atau mesyuarat agung khas bagi Pertubuhan atau apa-apa mesyuarat lain yang diarahkan oleh YDP dan menjalankan segala keputusan mesyuarat yang telah di luluskan.
3. menghadiri tiap-tiap mesyuarat Jawatankuasa Pertubuhan, mencatatkan butir-butir dan keputusan mesyuarat itu serta mengedarkan minit-minit mesyuarat kepada ahli mesyuarat yang berkenaan pada atau sebelum mesyuarat yang berikutnya;
4. menyediakan lapuran tahunan tentang kegiatan atau program yang di laksanakan.
5. mengendalikan segala surat menyurat dan menyimpan segala rekod kegiatan, buku-buku, cop-cop dan dokumen-dokumen Pertubuhan dan Jawatankuasa Pertubuhan.
5. bersama-sama Bendahari, jika YDP tiada, menandatangani cek-cek yang dikeluarkan bagi pihak Pertubuhan.
6. menyimpan daftar nama-nama anak-anak PEKEAS, Data Ahli Jawatan Kuasa dan ahli-ahlinya dengan baik dan teratur
7. menerima dan mematuhi apa-apa arahan yang diberikan oleh YDP dan keputusan mesyuarat yang di jalankan setiap dua minggu sekali.

Tugas-tugas Bendahari dan Penolong Bendahari:
Selain daripada tugas yang diperuntukkan oleh akta Pertubuhan, Bendahari yang di bantu oleh Penolong Bendahari hendaklah :

1. menghadiri tiap-tiap mesyuarat Pertubuhan ini;
2. bersama dengan YDP atau, jika YDP tiada, bersama dengan Setiausaha, menandatangani semua cek yang dikeluarkan bagi pihak Pertubuhan itu;
3. mengawal dan menyimpan akaun yang betul bagi hal ehwal kewangan Pertubuhan itu dalam buku akaun kewangannya;
4. menerima segala wang yang dibayar atau diberikan kepada Jawatankuasa Pertubuhan mengeluarkan resit baginya;
5. membuat bayaran yang telah diluluskan oleh mesyuarat Pertubuhan dan mengadakan baucer-baucer pembayaran yang sempurna dan sah baginya;
6. menyediakan Penyata Kewangan dalam buku yang disediakan oleh Pertubuhan dan dibentangkan pada tiap-tiap kali mesyuarat Jawatankuasa Pertubuhan dan mengemukakannya kepada Pendaftaran Pertubuhan dan Jabatan Kebajikan Masyarakat;
7. semasa menjalankan tugasnya, mematuhi apa-apa arahan yang dikeluarkan oleh Pendaftaran Pertubuhan dan Jabatan Kebajikan Masyarakat tentang pengurusan kewangan Pertubuhan;
8. menyediakan penyata kewangan Pertubuhan bagi tahun semasa dan membentangkannya dalam mesyuarat tahunan dan menyediakan anggaran pendapatan dan perbelanjaan bagi tahun hadapan;
9. menerima dan mematuhi apa-apa arahan yang diberikan oleh Pendaftaran Pertubuhan atau Jabatan Kebajikan Masyarakat atau Pengerusi Jawatankuasa;
10. membuka dan mengurus satu akaun bank bagi tabung kewangan Pertubuhan atau memohon kelulusan daripada Mesyuarat AJK untuk penambahan akaun lebih daripada satu

Tugas-tugas Biro dan Ahli Jawatan Kuasa Tadbir:
Selain daripada tugas yang diperuntukkan oleh Pertubuhan bagi menghadiri setiap mesyuarat Pertubuhan Ahli Jawatan Kuasa Biro bagi menyusun dan mempengerusikan Biro-Biro di bawahnya seperti berikut :

1. Biro Pendidikan dan Dakwah
Berperanan dalam mengemas kini Program-Program pelajaran kanak-kanak PEKEAS. Memastikan pencapaian akademik kanak-kanak Pertubuhan mencapai sasaran semaksima yang mungkin dan sentiasa dalam pencapaian akhlak dan akademik terbaik. Mengemas kini program dan kelas-kelas akademik dan kelas-kelas agama dari masa-kesemasa.

2. Biro Penerangan dan Multi Media
Berperanan dalam memberi penerangan dan informasi terkini kepada penderma-penderma, orang perseorangan, pihak kerajaan dan badan koprat. Menyediakan risalah-risalah pertubuhan untuk memudahkan penderma-penderma mengetahui kedudukan pertubuhan dari masa kesemasa.

3. Biro Kemasyarakat dan Pepaduan Ummah
Berperanan menjaga hal ehwal ahli-ahli pertubuhan dan juga menyusun atur program-pogram dan aktiviti-aktiviti Pertubuhan dari masa kesemasa. Menghubungkan AJK pertubuhan dan ahli-ahli Pertubuhan kepada masyarakat umum. Mencari ahli-ahli sukarelawan-sukarelawan yang ingin turut serta membantu memajukan Pertubuhan ini.

4. Biro Kebajikan dan Pengaduan Awam
Berperanan menganalisa dan memberikan jawapan kepada aduan-aduan sama ada dari ahli Pertubuhan, Masyarakat dan Penderma-Penderma. Bersama-sama YDP, Setiausaha dan Bendahari menjalankan penyiasatan kepada aduan-aduan yang di terima dari kanak-kanak Pertubuhan ini dari masa-kesemasa. Menjalankan kaunseling dan khidmat nasihat kepada penghuni-penghuni yang terdiri dari kanak-kanak dan Pegawai Pertubuhan.

5. Biro Keselamatan dan Kesihatan
Berperanan memastikan keselamatan dan kesihatan Kanak-kanak dan Pegawai-Pegawai Pertubuhan di beri tumpuan sepenuhnya. Menjaga harta benda dan melapurkan setiap insiden kepada YDP dan Ahli Jawasan Kuasa tadbir Pertubuhan.

6. Biro Utiliti dan Tadbir Aset Pertubuhan
Berperanan menyediakan senarai aset tetap dan sementara pertubuhan dari masa-kesemasa. Menyusun atur plan lakar Rumah Pertubuhan dan penyusunan struktur aset-aset Pertubuhan. Membuat jualan borong kepada makanan atau barang-barang mentah yang melebihi paras dan keperluan semasa Pertubuhan.

7. Biro Ekonomi dan Pembangunan
Berperanan menyenaraikan kos-kos keperluan semasa Pertubuhan. Memastikan Bil-Bil semasa di jelaskan. Bersama-sama YDP dan Ahli jawatan Kuasa menyediakan kertas kerja mendirikan Rumah Kebajikan Pertubuhan yang tetap dan teratur di masa hadapan bagi menampung keperluan kanak-kanak Pertubuhan

8. Biro Penyediaan dan penyeliaan Makanan
Berperanan menyediakan menu-menu harian untuk kanak-kanak Pertubuhan ini. Memastikan makanan yang di sediakan bersih, halal dan berqualiti. Membantu membuat buget harian, mingguan dan bulanan terhadap kos-kos perbelanjaan dapur keseluruhannya. Menyusun atur dan menentukan masa makan pagi, tengahari, petang dan malam kanak-kanak pertubuhan. Memastikan segala keperluan dapur sentiasa mencukupi dan teratur.

9. Biro Kebersihan dan Pengemasan Dalaman
Berperanan menyediakan jadual waktu pembersihan di semua kawasan Asrama Pertubuhan. Juga membeli dan mengenal pasti alat-alat pembersihan di perlukan bagi kerja membersih sepanjang masa. Memastikan pakaian kanak-kanak sentiasa bersih kemas dan bergosok. Menyediakan plan lokasi dan Pengemasan dalaman bagi menyusun atur baju-baju yang di berikan kepada rumah pertubuhan ini. Kanak-kanak juga perlu di didik bertanggungjawab membuat kerja-kerja pembersihan di bilik-bilik masing masing dan membasuh baju serta kasut sendiri setiap minggu.

Nota : Ketua kepada setiap biro-biro di atas adalah terdiri dari Ahli Jawatan Kuasa pertubuhan. Ahli Jawatan Kuasa yang di lantik berperanan untuk menubuhkan satu Ahli Jawatan Kuasa kecil Biro yang terdiri dari Ketua biro, Setiausaha biro, Bendahari dan Ahli Jawatan Kuasa biro. Hanya Ketua biro yang di lantik sahaja akan menghadiri setiap mesyuarat mingguan dan bulan Pertubuhan atau menyerahkan tugas kepada Ahli Jajawatan Kuasanya bagi mengemaskini segala perjalanan Biro-Biro di bawah jagaannya.

Tugas-tugas penyelia Asrama:
1. menguruskan Pendaftaran Kemasukan kanak-kanak. Perjanjian Ibu bapa Penjagaan dengan Ahli jawatan Kuasa tadbir Pertubuhan
2. mengikut asas-asas peraturan Pertubuhan dan undang-undang asrama
3. menjaga kebajikan, kesihatan dan keselamatan kanak-kanak pertubuhan
4. menhadiri mesyuarat pengurusan asrama mingguan
5. mengatur dan mengemaskini program dan aktiviti Pertubuhan
6. menjaga, mengatur dan mengemas kini rekod kanak-kanak dan ahli-ahli pertubuhan
7. menyediakan lapuran harian, mingguan dan bulanan perbelanjaan dan pengurusan kanak-kanak dan rumah pertubuhan
8. mematuhi segala arahan yang di keluarkan oleh YDP dan Setiausaha Pertubuhan
9. menyelia kakitangan yang bertugas di rumah pertubuhan ini.

Tugas-tugas Pengasuh / Penjaga:
1. mematuhi peraturan dan undang-undang Pertubuhan
2. mematuhi arahan yang di keluarkan oleh YDP, Penyelia dan Setiausaha Pertubuhan.
3. mengasuh dan menjaga rumah dan kanak-kanak Pertubuhan
4. mendidik dan mengatur kanak-kanak mengikut perturan-peraturan dan undang-undang asrama Pertubuhan.
5. memastikan segala keperluan dan aduan kanak-kanak di beri perhatian dan tindakan segera.
6. mengikut dan memastikan keselamatan kanak-kanak semasa program-program atau aktiviti-aktiviti yang di jalankan oleh Pertubuhan di ambil kira sepenuhnya
7. memastikan pemakaian dan kekemasan kanak-kanak dari masa kesemasa.
8. memastikan jadual waktu harian kanak-kanak di ikuti sepenuhnya